Torne seu conteúdo de treinamento reutilizável

Imagem de Brigitte Werner @ Pixabay

Introdução

Os materiais de treinamento são adequados para reutilização em uma infinidade de situações de negócios diferentes, mas ainda é raro encontrar empresas aproveitando o conhecimento corporativo contido nesses materiais de treinamento. Considere os diferentes repositórios de conhecimento que você pode precisar dentro de um negócio e, de fato, já têm, por exemplo:

  • Vamos começar com os materiais de treinamento tradicionais primeiro. Estes são os folhetos típicos da sala de aula tais como um manual do treinamento, um guia de referência rápido ou uma apresentação.
  • Passando de materiais tradicionais, podemos pensar sobre eLearning e cursos misturados (ou mesmo cursos capotados, se você está assim inclinado).
  • Procedimentos operacionais padrão. Estas são normalmente instruções passo a passo sobre como realizar um processo. Uma lista de verificação pode ser um resumo das etapas.
  • Guias de suporte e artigos para o seu helpdesk para responder a consultas. Idealmente, seria melhor se estes estavam disponíveis para o cliente (interna ou externa) para ver antes de levantar um bilhete com o helpdesk
  • Vídeos e filmes. Estes normalmente contêm toda uma série de informações de uma forma visual e envolvente, mas são difíceis de realizar pesquisas, a menos que você tenha ferramentas especiais de vídeo para pesquisa de texto no lugar.
  • Repositórios de documentos e arquivos, como o SharePoint, que geralmente têm muitos PDFs, PowerPoints, páginas da web em etc.
  • Etc.

Duplicação

O problema com esses diferentes repositórios é que muitas vezes há uma grande duplicação de conteúdo entre eles. Pessoas diferentes estão contribuindo para os diferentes repositórios e re-inventar a roda. Por exemplo, seu instrutor de aplicativos de TI pode escrever um guia de referência rápido sobre como baixar e usar o modelo Word da marca da empresa e salvá-lo como um PDF. O suporte técnico pode ter artigos sobre onde acessar o documento do Word da marca. O documento de marca Word em si pode estar residindo no SharePoint, onde as pessoas de marketing colocá-lo (que, aliás, provavelmente também tem algumas instruções adicionais sobre quando ele deve ser usado etc.)

Imagem de Wolfgang Vogt @ Pixabay

Como essas pessoas estão trabalhando em silos, elas reescrevem o que é essencialmente o mesmo conteúdo para seu próprio repositório e no formato que preferem.

Neste artigo vou discutir como um departamento de treinamento poderia reduzir essa duplicação de esforço pelo resto do negócio, se eles consideraram fazer seus materiais de treinamento mais reutilizáveis.

O problema com a maioria dos conteúdos de treinamento

Tipos de conteúdo

Antes de considerarmos qual é o problema com o conteúdo de treinamento que impede outras pessoas de reutilizá-lo, vamos primeiro pensar sobre que tipo de conteúdo estamos considerando. Aqui estão alguns pontos de bala para pensar.

  • Filme – é envolvente e visual, mas não pode ser pesquisado sem ferramentas especializadas. É difícil traduzir para a língua local sem legendas. Os custos de produção são geralmente relativamente elevados.
  • Apresentações de treinamento – fornecer boas introduções e resumos, mas muitas vezes falta de detalhes
  • Manuais de treinamento – geralmente texto pesado
  • eLearning – clique em seguida. clique em seguida. clique em seguida. clique em seguida. A grande maioria é chato e não tem engajamento, a menos que você tenha sido realmente dedicado em seu trabalho de design e processos de pensamento na frente.  As locuções podem dificultar a tradução para as línguas locais.
  • Guias de referência rápidos – você não consegue encontrar o guia que deseja quando realmente precisa fazê-lo, sem sair do sistema ou ferramenta em que está.

O tamanho importa

O tamanho desses diferentes tipos também importa. Considere o filme novamente. Se você tem um vídeo de 20 minutos cobrindo um tópico, localizar o clipe exato de 20 segundos que importa para você é difícil. Mesmo com melhor rápido para a frente / retroceder e esfregar ferramentas. O mesmo vale para uma apresentação de treinamento. Todos nós já ouvimos falar da morte por Powerpoint, para que os apresentadores adicionar mais imagens e menos texto, mais animações, etc. mas um curso de treinamento slide deck com 50 slides por dia ainda é muito grande. Além disso, quando foi a última vez que você voltou para o curso eLearning apenas para que você pudesse rever alguma coisa? Não podia suportar a idéia de clicar em seguida 500 vezes novamente hein?

Pepita/objeto de aprendizagem

Por causa dessas considerações, passo em frente a idéia de uma "pepita de aprendizagem" ou um "objeto de aprendizagem" (LO). Este é o lugar onde fazemos o conteúdo pequeno e granular. Ele precisa estar na zona Goldilock embora, não muito grande e não muito pequeno, mas apenas para a direita. Normalmente, isso equivale a algo menos de 5 minutos de duração.

Assim, armado com este conceito como autores de materiais de treinamento que podemos adaptar. Podemos fazer nossos vídeos de treinamento com menos de 5 minutos de duração. Nossos manuais podem ser escritos para que eles detomem menos de 5 minutos para serem lidos. Podemos criar eLearning que leva menos de 5 minutos para clicar. Etc. Etc.

*EPSS – Sistema eletrônico de suporte ao desempenho

Uma vez que temos o nosso LO, então podemos organizá-los (curadoria) e entregá-los a todos os diferentes silos que precisam deles. Então, o que está nos impedindo?

Ferramentas de criação de conteúdo

O que nos impede de criar todo esse conteúdo em todos esses formatos diferentes são as ferramentas que usamos. Se o departamento de treinamento precisa de uma apresentação curta e a mesa de suporte quer um artigo de suporte html, então eles invariáveis são criados usando ferramentas diferentes. (por exemplo. Powerpoint para a apresentação e algum tipo de editor wysiwyg para o artigo de mesa de suporte). Quanto mais silos precisarem da informação e mais formatos necessários, mais reinventando a roda continua.

Ninguém quer reinventar a roda embora. Cada pessoa prefere usar outra coisa se estivesse disponível para eles.

Considere o que aconteceria se essas pessoas em silos diferentes se reunissem e trabalhassem como uma equipe para produzir conteúdo uma vez, mas o tivessem disponível em diferentes formatos para os diferentes silos em que querem colocá-lo.

A solução para a reutilização

A fim de tornar o conteúdo reutilizável, recomendamos a união de três ideias diferentes.

Recomendação 1 – Keep It Small, Keep It Focussed

Adotando a abordagem de objeto saqueado, podemos criar conteúdo autônomo. Um amigo aposentado meu disse uma vez sobre a programação de software objeto-orientada que cada objeto deve poder andar abaixo da rua com ele é cabeça prendida altamente na isolação de todos os outros objetos na rua e poder dizer "eu sou um objeto e eu não preciso qualquer um mais para fazer o que eu faço!". Este mesmo princípio aplica-se à LO.s. Cada um deve se concentrar em apenas um objetivo e ensinar apenas uma coisa. Quando curamos o LO, organizamos-nos em diferentes sequências e para diferentes fins.

Recomendação 2 – Trabalhar em conjunto

Mesmo que haja apenas um autor do conteúdo de treinamento, se outras pessoas estão envolvidas no fluxo de trabalho, em seguida, juntos, eles podem se certificar de que o conteúdo é aplicável para todas as suas necessidades diferentes. Precisamos de autores, revisores e aprovadores. Na verdade, se o conteúdo é resuable suficiente para outras áreas da empresa, que outras pessoas podem ser felizes em ajudar a autora-lo em primeiro lugar e ajudar o departamento de treinamento.

Recomendação 3 – Selecione o conjunto de ferramentas certo

Adobe Premier Pro faz (edições) vídeos. Powerpoint faz apresentações. A palavra faz manuais. InDesign faz guias de referência rápidos. Articulate Storyline ou Adobe Captivate fazem eLearning, etc. Etc. Cada uma dessas ferramentas é grande no que eles se concentram, mas e se houvesse ferramentas lá fora que permitem que você crie conteúdo uma vez, editá-lo uma vez e depois distribuí-lo em diferentes formatos? Bem, a boa notícia é que algumas ferramentas que fazem isso estão realmente lá fora. São mais caros do que ferramentas de autoria autônomas, mas começ para fora lá, fazem seus trabalhos de casa e selecionam um. Como uma dica, você provavelmente vai querer avaliá-los em:

  • Eles:
    • Suporte a objetos de aprendizagem reutilizáveis?
    • Ajudá-lo a curadoria de conteúdo?
    • Os métodos que facilitam a criação eficiente de conteúdo em primeiro lugar?
    • Ajudar as pessoas a trabalhar em conjunto com fluxos de trabalho pré-definidos?
    • Produzir conteúdo em vários formatos?
  • Eles podem:
    • Traduzir o seu conteúdo para a língua local facilmente?
    • Entregar o seu conteúdo no ponto de necessidade?

Resumo

Eu acho que se criarmos conteúdo de treinamento (repositórios de conhecimento) com um alto grau de reutilização e em diferentes formatos, então podemos reduzir a carga de trabalho em outras partes do negócio. Eu não acho que lo, por exemplo, estão sempre vai atender às necessidades de cada situação, mas mesmo se eles são reutilizados apenas 40% do tempo, então isso economiza muito esforço em outro lugar.

Se você gostaria de saber mais sobre como ajudamos a criar conteúdo de forma eficiente e aumentar a reutilização do mesmo, em seguida, entrar em contato agora.

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