Haga que su contenido de capacitación sea reutilizable

Imagen por Brigitte Werner @ Pixabay

Introducción

Los materiales de capacitación son adecuados para su reutilización en una multitud de situaciones empresariales diferentes, pero todavía es raro encontrar empresas que aprovechen el conocimiento corporativo contenido en estos materiales de capacitación. Tenga en cuenta los diferentes repositorios de conocimientos que puede necesitar dentro de una empresa y, de hecho, ya tiene, por ejemplo:

  • Comencemos con los materiales de entrenamiento tradicionales primero. Estos son los folletos típicos del aula, como un manual de entrenamiento, una guía de referencia rápida o una presentación.
  • Pasando de los materiales tradicionales podemos pensar en el eLearning y los cursos combinados (o incluso los cursos volteados si usted está de esa manera inclinado).
  • Procedimientos normalizados de operación. Estas son típicamente instrucciones paso a paso sobre cómo llevar a cabo un proceso. Una lista de comprobación puede ser un resumen de los pasos.
  • Soporte de guías y artículos para su Helpdesk para responder a las consultas. Idealmente, sería mejor si estuvieran disponibles para el cliente (ya sea interno o externo) para ver antes de que se levante un boleto con el Helpdesk
  • Videos y películas. Estos típicamente contienen toda una balsa de información de una manera visual y atractiva, pero son difíciles de realizar búsquedas a menos que tenga video especial para herramientas de búsqueda de texto en su lugar.
  • Repositorios de documentos y archivos como SharePoint, que suelen tener muchos PDF, PowerPoints, páginas web, etc.
  • Etc.

Duplicación

El problema con estos repositorios diferentes es que a menudo hay una gran duplicación de contenido a través de ellos. Diferentes personas están contribuyendo a los diferentes repositorios y re-inventando la rueda. Por ejemplo, su entrenador de aplicaciones de ti puede escribir una guía de referencia rápida sobre cómo descargar y usar la plantilla de Word de la compañía y guardarla como un PDF. El servicio de asistencia puede tener artículos sobre dónde acceder al documento de Word de marca. El documento de Word de marca en sí puede residir en SharePoint donde la gente de marketing lo puso (que por cierto, probablemente también tiene algunas instrucciones adicionales sobre cuándo debe ser utilizado, etc.)

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Debido a que estas personas están trabajando en silos, reescriben lo que es esencialmente el mismo contenido para su propio repositorio y en el formato que prefieren.

En este artículo analizaré cómo un departamento de capacitación podría reducir esta duplicación de esfuerzos por el resto del negocio si consideraban que sus materiales de entrenamiento eran más reutilizables.

El problema con la mayoría del contenido de entrenamiento

Tipos de contenido

Antes de considerar cuál es el problema con el contenido de capacitación que impide que otras personas lo reutilicen, pensemos primero en qué tipo de contenido estamos considerando. Aquí hay algunos puntos de bala en los que pensar.

  • Película-es atractiva y visual, pero no se puede buscar texto sin herramientas especializadas. Es difícil traducir al idioma local sin subtítulos. Los costos de producción son generalmente relativamente altos.
  • Presentaciones de capacitación-proporcionar buenas introducciones y resúmenes, pero a menudo carecen de detalles
  • Manuales de entrenamiento-generalmente texto pesado
  • eLearning-haga clic en siguiente. Haga clic en siguiente. Haga clic en siguiente. Haga clic en siguiente. La gran mayoría de ellos es aburrido y carece de compromiso a menos que haya sido realmente dedicado en su trabajo de diseño y los procesos de pensamiento por adelantado.  Los voiceovers pueden dificultar la traducción a los idiomas locales.
  • Guías de referencia rápida: no puede encontrar la guía que desea cuando realmente necesita hacerlo, sin salir del sistema o la herramienta en la que se encuentra.

El tamaño importa

El tamaño de estos tipos diferentes también importa. Considere la película otra vez. Si tiene un video de 20 minutos cubriendo un tema, localizar el clip exacto de 20 segundos que le importa es difícil. Incluso con mejores herramientas de avance/rebobinado y lavado rápido. Lo mismo va para una presentación de entrenamiento. Todos hemos oído hablar de la muerte por PowerPoint, por lo que los presentadores añaden más imágenes y menos texto, más animaciones, etc. pero una cubierta deslizante del curso de entrenamiento con 50 diapositivas al día sigue siendo demasiado grande. Además, ¿Cuándo fue la última vez que regresas a ese curso de eLearning sólo para que pudieras revisar algo? ¿No soportaba la idea de hacer clic en las próximas 500 veces?

Aprendizaje Nugget/Object

Debido a estas consideraciones, avance la idea de un "Nugget de aprendizaje" o un "objeto de aprendizaje" (LO). Aquí es donde hacemos el contenido pequeño y granular. Tiene que estar en la zona de Goldilock sin embargo, no demasiado grande y no demasiado pequeño, pero justo. Normalmente esto equivale a algo de menos de 5 minutos de duración.

Así, armado con este concepto como autores de materiales de formación que podemos adaptar. Podemos hacer nuestros videos de entrenamiento de menos de 5 minutos de duración. Nuestros manuales se pueden escribir para que tomen menos de 5 minutos para leer. Podemos crear eLearning que tarda menos de 5 minutos en hacer clic. Etc. Etc.

* EPSS-sistema electrónico de soporte de rendimiento

Una vez que tengamos nuestros LO, entonces podemos organizarlos (curarlos) y entregarlos a todos los diferentes silos que los necesiten. Entonces, ¿qué nos detiene?

Herramientas de creación de contenido

Lo que nos impide crear todo este contenido en todos estos diferentes formatos son las herramientas que utilizamos. Si el Departamento de capacitación necesita una presentación corta y el escritorio de soporte quiere un artículo de soporte HTML, entonces ellos invariable se crean usando diferentes herramientas. por ejemplo. PowerPoint para la presentación y algún tipo de editor WYSIWYG para el artículo de soporte de escritorio). Cuantos más silos necesiten la información y más formatos necesarios, más se vuelve a inventar la rueda.

Sin embargo, nadie quiere volver a inventar la rueda. Cada persona preferiría usar otra cosa si estuviera disponible para ellos.

Considere lo que pasaría si estas personas en diferentes silos se unieron y trabajaron como un equipo para producir contenido una vez, pero tienen disponible en diferentes formatos para los diferentes silos en los que quieren ponerlo.

La solución para la reutilización

Con el fin de hacer que el contenido sea reutilizable, recomendamos reunir tres ideas diferentes.

Recomendación 1-mantenerlo pequeño, mantenerlo enfocado

Al adoptar el enfoque de objetos de aprendizaje, podemos crear contenido independiente. Un amigo retirado dijo una vez acerca de la programación de software orientado a objetos que cada objeto debe ser capaz de caminar por la calle con su cabeza en alto en aislamiento de todos los otros objetos en la calle y ser capaz de decir "soy un objeto y no necesito a nadie más hacer lo que hago! ". Este mismo principio se aplica a los de LO. Cada uno debe centrarse en un solo objetivo y enseñar una sola cosa. Cuando se curan los LO, los organizamos en diferentes secuencias y para diferentes propósitos.

Recomendación 2-trabajar juntos

Incluso si solo hay un autor del contenido de capacitación, si otras personas están involucradas en el flujo de trabajo y luego juntas, pueden asegurarse de que el contenido sea aplicable para todas sus necesidades diferentes. Necesitamos autores, revisores y aprobadores. De hecho, si el contenido es lo suficientemente reutilizable para otras áreas de la empresa, es posible que otras personas estén encantados de ayudarle a crear en primer lugar y ayudar al Departamento de formación.

Recomendación 3: seleccione el conjunto de herramientas correcto

Adobe Premier Pro realiza (edita) vídeos. PowerPoint hace presentaciones. Word hace manuales. InDesign hace guías de referencia rápidas. Articulate storyline o Adobe Captivate hacen eLearning, etc. Etc. Cada una de estas herramientas es excelente en lo que se centran en, pero ¿qué pasa si había herramientas por ahí que le permiten crear contenido una vez, editarlo una vez y luego distribuirlo en diferentes formatos? Bueno, la buena noticia es que algunas herramientas que hacen esto están realmente ahí fuera. Son más caros que las herramientas de autoría independientes, pero salgan, hagan su tarea y seleccionen una. Como una pista, es probable que desee evaluarlos en:

  • Verdad:
    • ¿Admite objetos de aprendizaje reutilizables?
    • ¿Ayudarle a curar el contenido?
    • ¿Tiene métodos que facilitan la creación eficiente de contenido en primer lugar?
    • ¿Ayudar a las personas a trabajar junto con flujos de trabajo predefinidos?
    • ¿Producir contenido en múltiples formatos?
  • ¿Pueden ellos:
    • ¿Traducir su contenido al idioma local fácilmente?
    • ¿Entregar su contenido en el punto de necesidad?

Resumen

Creo que si creamos contenido de capacitación (repositorios de conocimiento) con un alto grado de reutilización y en diferentes formatos, podemos reducir la carga de trabajo en otras partes del negocio. No creo que LO ' es, por ejemplo, siempre va a satisfacer las necesidades de cada situación, pero incluso si se reutilizan sólo el 40% de las veces, entonces eso ahorra mucho esfuerzo en otro lugar.

Si desea obtener más información sobre cómo ayudamos a crear contenido de manera eficiente y aumentar la reutilización de la misma, entonces póngase en contacto ahora.

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